Aparecer e desaparecer

Reuniões são oportunidades para aparecer e desaparecer. Quem está no comando adora uma reunião. Quando reúne toda a equipe, olhando reverentemente para ele e aguardando o próximo pronunciamento que mudará suas vidas de uma maneira que elas não podem sequer imaginar, o chefe-guru encontra o sentido de sua existência. Ali estão pessoas que precisam de um guia, que não sabem como cozinhar um macarrão sem ler a receita atrás do pacote, que sem alguém para lhes dizer o caminho estarão irremediavelmente perdidas no mundo. Naquele dia, o chefe-guru está epifânico.

Do lado dos que receberam o convite da reunião nas suas caixas do Outlook, a felicidade é completa. Uma tarde inteira sem redigir relatórios que alguns vão imprimir e ninguém vai ler, sem telefone tocando com urgências desimportantes, sem navegar nos mesmos sites de sempre. Uma mudança de rotina que não traz mais trabalho. Aliás, que não traz trabalho nenhum. Basta ficarem sentados nas confortáveis cadeiras da sala de reunião, que em nada lembram aqueles assentos tortos e descascados de suas baias, olhando de vez em quando para o chefe, mexendo a cabeça e fingindo interesse, enquanto navegam nos mesmos sites de sempre em seus smartphones conectados na rede da empresa. Que, por sinal, só funciona nas salas de reunião. Após toda uma tarde nesse evento, quando a reunião é encerrada às 17:30h só resta tempo para voltar à baia e dar uma olhada nos últimos e-mails no Hotmail, desligar o computador e enfrentar o engarrafamento nosso de todo dia. Menos um dia de trabalho terminado.

E o assunto da reunião? Isso é o que menos importa. No convite do Outlook, havia menção a algo como “compartilhar informações sobre os projetos”. Na dinâmica proposta, cada responsável por um projeto, um após o outro, deve fazer um reporte sobre seu trabalho, o que foi feito e quais as dificuldades que está enfrentando. Enquanto os demais navegam em seus smartphones. De vez em quando, uma frase chama a atenção de alguém na sala, que inicia um debate acalorado com o palestrante da vez sobre uma ferramenta que está sendo usada nos dois projetos e que não está funcionando. Ou sobre uma falha no processo de gestão de projetos adotado pela empresa e que está atrapalhando os dois. O chefe intervém, registra o assunto em algum caderno que depois não vai mais olhar e chama o próximo da fila para dar seu relato.

Apesar de aparentar ser um momento produtivo, em que problemas comuns a mais de um projeto podem ser identificados pelo compartilhamento – ou “socialização” – de informações que de outra forma jamais aconteceria, esse tipo de reunião é uma total perda de tempo. Sem uma pauta definida e sem uma lista de ações estabelecida ao final, a reunião serve apenas para a equipe fazer o trabalho de gestão que o chefe não fez, que é acompanhar os projetos em andamento, identificar os gargalos existentes e tomar as ações para retirar as pedras do caminho. Inclusive aquelas pedras que estão no caminho de mais de um projeto. Ao usar a equipe para fazer seu trabalho de gestão, o chefe tira dessa equipe uma tarde inteira em que poderia estar fazendo o trabalho dela, que é  executar o cronograma do projeto.

Uma outra forma, eficaz, de chegar ao mesmo resultado são reuniões um-a-um entre o chefe e o responsável por cada projeto. Ao final de uma rodada dessas reuniões com todos os responsáveis por projetos em sua equipe, o chefe eficaz terá uma visão de tudo o que está acontecendo em sua área e quais problemas e gargalos estão atrapalhando o alcance dos resultados. Inclusive aqueles comuns a mais de um projeto e que precisam de ações coordenadas para resolvê-los. De posse desse panorama, esse tipo de chefe convocará as pessoas específicas e que tenham relação direta com cada assunto para endereçar as ações de correção, ou escalará o problema para sua própria chefia se uma ação mais estratégica ou de maior empowerment for necessária.

Nessa abordagem com foco definido, o chefe gastará toda uma tarde coletando as informações. Mas cada responsável por projeto usará apenas alguns minutos, dez ou quinze, para fazer o reporte diretamente a quem interessa, o chefe, e poderá voltar à execução de seu cronograma. Mas, ao contrário da reunião plenária, a abordagem um-a-um não dará a oportunidade do chefe aparecer e da equipe desaparecer em uma tarde chata de véspera de feriado.